Gastos deducibles en una sociedad limitada: qué acepta Hacienda en 2026

Los gastos deducibles en una sociedad limitada son la diferencia entre tributar por el beneficio real o por uno inflado. Pero cada año vemos el mismo patrón en las comprobaciones: gastos reales que Hacienda rechaza porque no estaban contabilizados, no tenían factura o no se podía explicar qué tenían que ver con la actividad. Si eres administrador o socio de una SL y estás preparando el cierre de 2026, esto es lo que acepta la Agencia Tributaria, lo que no y cómo ha cambiado el criterio con la última sentencia del Supremo.

Respuesta rápida: qué gastos puede deducir una sociedad limitada

Una sociedad limitada puede deducir en el Impuesto sobre Sociedades cualquier gasto real que esté contabilizado, imputado al ejercicio en que se devenga, justificado con factura u otro documento válido y relacionado con la obtención de ingresos, salvo los que el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades declara expresamente no deducibles, como multas, donativos o liberalidades.

Dicho de otro modo: en Sociedades la regla general es que el gasto contable es gasto fiscal, y lo excepcional es lo que no se deduce. Es una lógica distinta a la del autónomo en el IRPF, donde la Administración suele ser más restrictiva con los gastos de uso mixto.

Los cuatro requisitos de un gasto deducible en una SL

La Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades parte del resultado contable y lo corrige solo en los casos que ella misma prevé. Por eso, antes de discutir si un gasto concreto es deducible, tiene que superar cuatro filtros:

1. Realidad. El gasto ha existido de verdad. Una factura de un servicio que nadie puede describir, sin correos, entregables ni contrato, es de lo primero que cae en una inspección.
2. Contabilización. Debe estar registrado en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas. Un gasto que no está en la contabilidad no se puede deducir, aunque esté pagado y tenga factura.
3. Imputación temporal. Se deduce en el ejercicio en que se devenga, no cuando se paga. La factura de diciembre que llega en enero va a 2026 si el servicio se prestó en 2026.
4. Justificación y correlación con los ingresos. Factura completa siempre que sea posible y una relación razonable entre el gasto y la actividad de la sociedad.

El cuarto requisito es el que más discusiones genera. Durante años, Hacienda negó gastos por considerarlos “no necesarios”. El Tribunal Supremo cerró ese debate en su sentencia de 30 de marzo de 2021: no son deducibles los donativos y las liberalidades, pero sí los gastos correlacionados con la actividad empresarial dirigidos a mejorar el resultado, presente o futuro, siempre que no sean una retribución encubierta a los socios.

Novedad 2026: el Supremo amplía los gastos deducibles de bienes ajenos a la actividad

La sentencia del Tribunal Supremo 639/2026, de 26 de mayo (recurso de casación 1253/2024) resuelve un caso muy habitual en pymes. Una fabricante de productos de limpieza era titular de un amarre en un puerto deportivo, que había adquirido en una ejecución hipotecaria. Cedía su explotación a la gestora del puerto, declaraba los ingresos y deducía los gastos del amarre.

Hacienda aceptó tributar los ingresos, pero rechazó los gastos con el argumento de que el amarre no tenía nada que ver con la actividad principal. El Supremo le quita la razón y fija doctrina: cuando se declaran en Sociedades los ingresos generados por un bien no afectado a la actividad principal, son deducibles los gastos derivados de la titularidad de ese mismo bien, porque se cumple el principio de correlación con los ingresos. La liquidación se anuló.

Qué significa para tu sociedad. Si tu SL tiene un local alquilado, una plaza de garaje, una vivienda o cualquier activo que no forma parte del negocio principal, y declara las rentas que produce, puede deducir los gastos asociados (IBI, comunidad, seguros, reparaciones, amortización). Lo que no se admite es lo contrario: deducir los gastos de un bien que no genera ingresos y que en realidad disfruta el socio. Ese es el terreno de las liberalidades y de las operaciones vinculadas entre socio y sociedad.

Gastos deducibles habituales en una sociedad limitada

Esta es la lista práctica, con el matiz que suele revisar Hacienda en cada caso.

Personal y Seguridad Social

Sueldos, cotizaciones a cargo de la empresa, formación, seguros de salud de la plantilla y gastos de personal conforme a los usos y costumbres (la comida de Navidad, por ejemplo). Las indemnizaciones por despido son deducibles hasta el importe obligatorio según el Estatuto de los Trabajadores, con el tope que fija el artículo 15 para cantidades superiores a un millón de euros por perceptor.

La retribución del administrador

Es el gasto más vigilado en las sociedades pequeñas. La ley aclara que no es una liberalidad la retribución de los administradores por funciones de alta dirección u otras derivadas de un contrato laboral con la entidad. Para lo que se paga por el cargo de administrador, los estatutos deben recoger que el cargo es retribuido. El Supremo ha suavizado la exigencia de que la junta apruebe el importe, como explicamos en sueldo del administrador sin aprobación de la junta. Además, si el administrador es socio con al menos el 25 %, su retribución debe estar a valor de mercado.

Local, suministros y servicios exteriores

Alquiler de oficinas o naves, luz, agua, teléfono, software, asesoría, publicidad, seguros, mantenimiento y transporte. Son los gastos menos discutidos, siempre que la factura esté a nombre de la sociedad, con su NIF, y el servicio tenga sentido para la actividad.

Amortizaciones y deterioros

Los ordenadores, la maquinaria, el mobiliario o los vehículos no se deducen de golpe: se amortizan según las tablas del artículo 12. Hay excepciones útiles, como la libertad de amortización para elementos nuevos de hasta 300 euros por unidad, con un límite de 25.000 euros al año. Las facturas de clientes que no pagan también pueden deducirse como deterioro cuando han pasado seis meses desde el vencimiento, el deudor está en concurso o la deuda se ha reclamado judicialmente, entre otros supuestos.

Comidas, viajes y atenciones a clientes

Los gastos de relaciones públicas con clientes o proveedores son deducibles, pero con un límite: el 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Una sociedad que factura 400.000 euros puede deducir hasta 4.000 euros en atenciones a clientes. Los desplazamientos y comidas del personal por motivos de trabajo, en cambio, no entran en ese límite.

En la práctica, lo que separa un gasto deducible de uno rechazado es la documentación: factura a nombre de la sociedad, pago con tarjeta de empresa y una nota de con quién fue y para qué. Comidas los sábados en la misma zona donde vive el socio no superan una comprobación.

El vehículo de la empresa

En Sociedades no rige la exigencia de uso exclusivo que se aplica al autónomo en el IRPF: el coste del vehículo (amortización o renting, combustible, seguro, mantenimiento) es deducible si está contabilizado y vinculado a la actividad. Si el socio o un empleado lo usa también para fines particulares, esa parte es retribución en especie: la sociedad la deduce como gasto de personal, pero quien lo usa tributa por ella en su IRPF.

En el IVA la regla es distinta. El artículo 95 de la Ley del IVA presume una afectación del 50 % para los turismos, de modo que, salvo prueba en contrario, solo se deduce la mitad de la cuota.

Gastos financieros e intereses

Los intereses de préstamos y pólizas son deducibles, pero el artículo 16 limita los gastos financieros netos al 30 % del beneficio operativo del ejercicio. En la práctica, a la mayoría de las pymes no les afecta, porque siempre pueden deducir hasta un millón de euros de gastos financieros netos al año. Si financias la sociedad con dinero del socio, conviene documentarlo bien: te lo explicamos en préstamo de socio a sociedad.

Tributos

Son deducibles el IBI, el IAE, las tasas municipales y el IVA soportado que no se puede deducir (por ejemplo, la parte del IVA del turismo que excede de la presunción o el de una actividad exenta). No lo es el propio Impuesto sobre Sociedades. Los intereses de demora que cobra Hacienda sí son deducibles, según el criterio fijado por el Tribunal Supremo en 2021; las sanciones y los recargos, no.

Gastos no deducibles en una sociedad limitada

El artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, que la Agencia Tributaria resume en su manual práctico, enumera los gastos que no se deducen aunque estén contabilizados:

• El reparto de beneficios. Los dividendos y, en general, la retribución de los fondos propios. Si estás pensando en sacar el beneficio por esta vía, lee nuestra guía para repartir dividendos en una sociedad limitada.
• El propio Impuesto sobre Sociedades.
• Multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por presentar fuera de plazo sin requerimiento previo.
• Pérdidas del juego.
• Donativos y liberalidades, con las excepciones ya vistas: atenciones a clientes y proveedores (con el límite del 1 %), gastos de personal según usos y costumbres y promoción de ventas. Las donaciones a entidades sin fines lucrativos no se deducen como gasto, pero pueden dar derecho a una deducción en la cuota según la Ley 49/2002.
• Gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico, como sobornos.
• Servicios con paraísos fiscales, salvo que se pruebe que la operación se ha realizado efectivamente.
• Indemnizaciones por despido en la parte que exceda del mayor de un millón de euros o del importe obligatorio legal.

A esta lista hay que añadir lo que, sin estar en el artículo 15, Hacienda recalifica: gastos personales del socio pagados por la sociedad (el viaje familiar, la reforma de su vivienda, el colegio de los hijos). No se tratan como gasto, sino como retribución o dividendo encubierto, con consecuencias en Sociedades, en el IRPF del socio y, a veces, en el IVA.

Tickets y facturas: qué documento necesitas

En Sociedades, el gasto se puede acreditar por cualquier medio de prueba admitido en derecho, y un ticket o factura simplificada sirve como prueba de que el gasto existió. Pero para deducir el IVA necesitas factura completa, o una factura simplificada en la que conste el NIF y el domicilio de la sociedad y la cuota de IVA separada, tal como prevé el Reglamento de facturación.

Pide siempre la factura a nombre de la sociedad. Con la llegada de la factura electrónica obligatoria, además, Hacienda tendrá cada vez más fácil cruzar lo que deduces con lo que declara tu proveedor.

Cuánto ahorra un gasto deducible: ejemplo hipotético

Ejemplo hipotético con fines ilustrativos. Una SL con una facturación de 600.000 euros cierra 2026 con un beneficio contable de 90.000 euros. En la revisión del cierre detectamos tres partidas:

• Una factura de mantenimiento de 4.000 euros de diciembre que no se había contabilizado. Una vez registrada, el beneficio baja a 86.000 euros.
• Atenciones a clientes por 7.500 euros. El límite del 1 % de la cifra de negocios es de 6.000 euros, así que hay que aumentar la base en 1.500 euros.
• Una sanción de tráfico de 600 euros pagada por la empresa, que no es deducible: otros 600 euros de ajuste.

La base imponible queda en 86.000 + 1.500 + 600 = 88.100 euros. Con el tipo general del 25 %, la cuota sería de 22.025 euros. Sin la factura de mantenimiento, la base habría sido de 92.100 euros y la cuota de 23.025 euros: esa factura olvidada vale 1.000 euros de impuesto. Si la sociedad aplica los tipos reducidos para empresas de menor tamaño, las cifras cambian, pero la lógica es la misma.

Qué revisa Hacienda en los gastos de una sociedad

Cuando la Agencia Tributaria envía un requerimiento o abre una comprobación sobre los gastos, suele centrarse en cinco puntos:

• Coherencia entre gasto y actividad. Un gasto en un sector que no tiene nada que ver con el negocio necesita una explicación.
• Gastos del socio. Vehículos de alta gama, viajes, restauración en fines de semana y vacaciones.
• Servicios entre vinculadas. Facturas entre la sociedad y otra sociedad del mismo socio, especialmente si no hay contrato ni entregables.
• Proveedores con riesgo. Facturas de empresas sin medios o que no declaran esas ventas.
• Gastos de ejercicios cerrados. Facturas antiguas contabilizadas tarde para rebajar el beneficio del año.

Conserva facturas, contratos y justificantes de pago durante, al menos, el plazo de prescripción de cuatro años desde que termina el plazo de presentación del impuesto. Si la comprobación ya ha empezado, te explicamos cómo actuar en inspección de Hacienda a tu empresa.

Errores frecuentes con los gastos deducibles de una sociedad limitada

• Deducir gastos sin contabilizarlos o en el ejercicio equivocado.
• Pasar gastos personales del socio como gastos de la empresa.
• No vigilar el límite del 1 % en atenciones a clientes cuando la facturación es baja.
• Pagar al administrador sin que los estatutos prevean un cargo retribuido ni contrato que justifique la relación.
• Confundir gasto y deducción. Los gastos rebajan la base imponible; las deducciones, como la de I+D o por donativos, rebajan la cuota. Las repasamos en deducciones fiscales 2026.
• Dejar la revisión para después del 31 de diciembre, cuando ya no se pueden contabilizar ni documentar muchas cosas.

Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles en una sociedad limitada

¿Qué gastos puede deducir una sociedad limitada?

Todos los gastos reales, contabilizados, imputados al ejercicio correcto, justificados y relacionados con la obtención de ingresos, salvo los que excluye el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, como multas, donativos y liberalidades o el propio impuesto.

¿Son deducibles las comidas en una SL?

Sí, si están vinculadas a la actividad. Las comidas con clientes o proveedores tienen un límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios. Las del personal por motivos de trabajo no tienen ese límite. En ambos casos conviene tener factura a nombre de la sociedad y anotar el motivo.

¿Puede mi sociedad deducir el coche?

En el Impuesto sobre Sociedades, sí, si está contabilizado y se usa en la actividad. Si el socio lo utiliza también para fines particulares, esa parte es retribución en especie en su IRPF. En el IVA, se presume un uso empresarial del 50 % en los turismos.

¿Sirve un ticket para deducir un gasto en Sociedades?

Como prueba del gasto en Sociedades puede servir, pero no permite deducir el IVA. Para eso necesitas factura completa o una factura simplificada con el NIF y el domicilio de la sociedad y la cuota de IVA desglosada.

¿Son deducibles los gastos de un inmueble que no forma parte del negocio?

Sí, si la sociedad declara los ingresos que genera ese bien. Así lo ha fijado el Tribunal Supremo en su sentencia 639/2026, por el principio de correlación entre ingresos y gastos.

¿Las multas y los recargos de Hacienda son deducibles?

No. Las sanciones y los recargos no se deducen. Los intereses de demora, en cambio, sí son deducibles según el criterio del Tribunal Supremo.

Fuentes oficiales

• Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades (artículos 10, 11, 12, 13, 15 y 16).
• Ley 37/1992, del IVA (artículo 95).
• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación.
• Sentencia del Tribunal Supremo 639/2026, de 26 de mayo (rec. 1253/2024).
• Agencia Tributaria: gastos fiscalmente no deducibles.

Revisa tus gastos antes del cierre

La mayoría de los gastos que Hacienda rechaza eran reales. Fallaron la contabilidad, la factura o la explicación. Por eso conviene revisarlos ahora, antes del cierre contable y fiscal de 2026, cuando todavía se puede corregir. Si buscas reducir la factura fiscal de tu empresa más allá de los gastos, tienes nuestras formas legales de pagar menos impuestos en una empresa.

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Rafael García

Abogado fiscalista en ASESOLAB, asesoría fiscal, laboral y contable para empresas y autónomos, con oficina en Madrid

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