Saber cuánto cuesta un trabajador a la empresa es la primera cuenta que hay que hacer antes de contratar, y casi siempre sale más alta de lo que el empresario esperaba. Al salario bruto que figura en el contrato hay que sumarle las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, que en 2026 rondan el 32 % del bruto en un contrato indefinido de oficina, y una serie de costes que no aparecen en la nómina: bajas, contratos temporales, salarios por encima de la base máxima o una mala clasificación de la actividad.
En esta guía tienes los tipos de cotización vigentes en 2026, ejemplos calculados con el salario mínimo, con un sueldo medio y con un sueldo alto, y los errores que más encarecen el coste laboral de una pyme.
Cuánto cuesta un trabajador a la empresa: la respuesta corta
Respuesta directa: en 2026, un trabajador con contrato indefinido en un puesto de oficina cuesta a la empresa su salario bruto más, aproximadamente, un 32,15 % en cotizaciones sociales. Un empleado con 30.000 euros brutos anuales supone un coste de unos 39.645 euros al año. Con un contrato temporal el porcentaje sube al 33,35 %, y en actividades de más riesgo, algo más.
Ese porcentaje es el suelo. A partir de ahí, el coste real depende del convenio colectivo, de la actividad de la empresa, de las bajas que haya en el año y de cómo se gestione la contratación.
Qué paga la empresa a la Seguridad Social por cada trabajador en 2026
Los tipos de cotización de 2026 están fijados en la Orden PJC/297/2026, publicada en el BOE el 31 de marzo y aplicable con efectos desde el 1 de enero de 2026. Para un trabajador del Régimen General, el reparto es este:
| Concepto | Empresa | Trabajador |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 4,70 % |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50 % | 1,55 % |
| Desempleo (contrato de duración determinada) | 6,70 % | 1,60 % |
| Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) | 0,20 % | — |
| Formación profesional | 0,60 % | 0,10 % |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,75 % | 0,15 % |
| Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales | Según actividad (1,50 % en oficina) | — |
Sumando las partidas, la empresa paga un 30,65 % fijo más la cotización por accidentes de trabajo, que depende del código de actividad (CNAE) y de la ocupación. Esa tarifa está en la disposición adicional sexagésima primera de la Ley General de la Seguridad Social y va a cargo exclusivo de la empresa. Para trabajos exclusivos de oficina es del 1,50 %, de ahí el 32,15 % total. En construcción, transporte o industria puede ser bastante mayor.
El trabajador, por su parte, aporta un 6,50 % de su base en un contrato indefinido, que se le descuenta en nómina junto con la retención de IRPF. Ese descuento no es un coste para la empresa: sale del salario bruto pactado.
Sobre qué se calcula: la base de cotización
Los porcentajes no se aplican sobre el sueldo del mes, sino sobre la base de cotización: la remuneración mensual más la parte proporcional de las pagas extraordinarias. Si el salario se cobra en 14 pagas, la base mensual es, en la práctica, el bruto anual dividido entre 12. En 2026 esa base tiene dos límites:
- Base mínima: 1.424,40 euros al mes para la mayoría de categorías, y más alta para los grupos superiores (1.989,30 euros en el grupo 1, el de ingenieros y licenciados).
- Base máxima: 5.101,20 euros al mes. Lo que se cobre por encima ya no paga las cotizaciones ordinarias, aunque sí la nueva cotización de solidaridad que explicamos más abajo.
La retribución en especie (coche de empresa, seguro médico, vivienda) y la mayoría de pluses también cotizan. Es uno de los puntos que revisa la Inspección de Trabajo en tu empresa cuando compara nóminas con cotizaciones.
Ejemplos: cuánto cuesta un trabajador según su salario
Tres casos hipotéticos, todos con contrato indefinido, puesto de oficina (1,50 % de accidentes de trabajo) y salario en 14 pagas. Las cifras son anuales.
| Salario bruto anual | Base mensual | Seguridad Social empresa | Coste total para la empresa |
|---|---|---|---|
| 17.094 € (SMI 2026) | 1.424,50 € | 5.495,72 € | 22.589,72 € |
| 30.000 € | 2.500,00 € | 9.645,00 € | 39.645,00 € |
| 80.000 € | 5.101,20 € (tope) | 19.870,90 €* | 99.870,90 € |
* Incluye 190,47 euros de cotización adicional de solidaridad.
Con el salario mínimo interprofesional
El Real Decreto 126/2026 fija el SMI de 2026 en 1.221 euros al mes en 14 pagas, es decir, 17.094 euros anuales, con efectos desde el 1 de enero. La base mensual con pagas prorrateadas es de 1.424,50 euros y la empresa paga 457,98 euros al mes de Seguridad Social. Coste anual: 22.589,72 euros por un trabajador que cobra el mínimo.
Con un sueldo de 30.000 euros
Base mensual de 2.500 euros. La empresa ingresa 803,75 euros al mes en cotizaciones (32,15 %), 9.645 euros al año. El trabajador aporta otros 162,50 euros al mes que se descuentan de su nómina. Si la empresa calcula que el convenio fija unas 1.760 horas anuales, cada hora de trabajo le cuesta unos 22,53 euros, antes de restar vacaciones, festivos y ausencias.
Con un sueldo alto: la cotización de solidaridad
Con 80.000 euros brutos, la base mensual (6.666,67 euros) supera el tope de 5.101,20. Las cotizaciones ordinarias se calculan sobre el tope: 19.680,43 euros al año. Pero desde 2025 la parte que excede de la base máxima paga la cotización adicional de solidaridad (artículo 17 de la Orden PJC/297/2026), con estos tipos a cargo de la empresa en 2026:
- 0,96 % sobre lo que exceda de la base máxima hasta 5.611,32 euros al mes.
- 1,04 % entre 5.611,33 y 7.651,80 euros al mes.
- 1,22 % por encima de 7.651,80 euros al mes.
En el ejemplo supone 190,47 euros al año. Es poco en términos absolutos, pero sube cada ejercicio y conviene tenerlo presente al negociar paquetes retributivos de directivos.
Los costes que no ves en la nómina
El salario y las cotizaciones son la parte visible. Sin embargo, el coste de un trabajador para la empresa incluye otras partidas que conviene presupuestar desde el principio.
Contratos temporales: más caros por diseño
El desempleo cotiza al 6,70 % en lugar del 5,50 %. En el ejemplo de 30.000 euros, eso son 360 euros más al año. Además, los contratos de duración determinada inferior a 30 días pagan una cotización adicional de 33,62 euros a la finalización del contrato (artículo 151 de la Ley General de la Seguridad Social). Y al terminar un temporal, el trabajador tiene derecho a 12 días de salario por año trabajado. La reforma laboral ya restringió mucho estos contratos; usar uno temporal para un puesto estable es, además de caro, una infracción.
Las bajas por enfermedad
Cuando un trabajador está de baja por enfermedad común, los tres primeros días no tiene prestación pública (salvo que el convenio obligue a complementarlos). Del día 4 al 15, el subsidio, del 60 % de la base reguladora, lo paga directamente la empresa. A partir del día 16 lo asume la Seguridad Social o la mutua, aunque la empresa sigue adelantándolo en nómina y lo compensa después. Durante toda la baja, la empresa sigue cotizando por su parte.
En el trabajador de 30.000 euros, una baja de tres semanas supone unos 600 euros de subsidio a cargo directo de la empresa, más las cotizaciones del periodo, más el coste de cubrir el puesto. Muchos convenios obligan además a complementar la prestación hasta el 100 % del salario, lo que multiplica el impacto.
Vacaciones, permisos y horas extra
El trabajador cobra 30 días naturales de vacaciones al año, los festivos y los permisos retribuidos del Estatuto y del convenio. No es un coste añadido en euros, pero sí reduce las horas efectivas, y por tanto encarece la hora productiva. Las horas extraordinarias, por su parte, cotizan al 23,60 % a cargo de la empresa (12 % si son por fuerza mayor), y deben registrarse en el registro de jornada.
Prevención de riesgos, gestión y salida
Toda empresa con trabajadores debe organizar la prevención de riesgos laborales (normalmente con un servicio de prevención ajeno) y la vigilancia de la salud. A ello se suman la gestión de nóminas y seguros sociales, y la información por escrito que exige el nuevo Real Decreto 723/2026 sobre información a los trabajadores. Y, si un día la relación termina, el finiquito y, en su caso, la indemnización: lo explicamos con cifras en cuánto cuesta despedir a un trabajador.
Errores que encarecen el coste de un trabajador
Estos son los fallos que más vemos en pymes al revisar sus costes laborales:
- Presupuestar con el salario neto. Pactar “1.500 euros limpios” obliga a calcular el bruto hacia atrás, y cualquier cambio en la retención de IRPF o en la cotización acaba repercutiendo en la empresa si el pacto no está bien redactado.
- Un epígrafe de accidentes de trabajo equivocado. Cotizar con un tipo inferior al que corresponde genera diferencias que la Seguridad Social reclama con recargos. Cotizar por encima es dinero perdido cada mes.
- No cotizar la retribución en especie o pluses que el convenio considera salariales.
- Encadenar contratos temporales para puestos estructurales: más cotización, más indemnizaciones y riesgo de sanción.
- No aplicar bonificaciones disponibles. No existe una rebaja general por contratar, pero sí incentivos para colectivos concretos (personas con discapacidad, desempleados de larga duración, víctimas de violencia de género, entre otros) regulados en el Real Decreto-ley 1/2023. Conviene revisarlos antes de firmar, no después.
- Confundir al socio administrador con un empleado. Si controla la sociedad, no cotiza en el Régimen General sino como autónomo; lo detallamos en nuestro artículo sobre el autónomo societario en 2026.
El coste laboral también es un gasto deducible
Los sueldos y la Seguridad Social a cargo de la empresa son gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades (o en el IRPF del autónomo que contrata), siempre que estén correctamente contabilizados y documentados. En una sociedad que tributa al tipo general del 25 %, cada 1.000 euros de coste laboral reducen la cuota en unos 250 euros. Es una razón más para que las nóminas, los seguros sociales y la contabilidad cuadren entre sí: lo repasamos en nuestra guía de gastos deducibles en una sociedad limitada.
Cómo calcular el coste de un trabajador paso a paso
- Parte del salario bruto anual que marca el convenio para la categoría, con todos los pluses salariales.
- Divide entre 12 para obtener la base de cotización mensual y comprueba que está entre la mínima de su grupo y 5.101,20 euros.
- Aplica el 30,65 % de cotizaciones empresariales (31,85 % si el contrato es temporal).
- Suma el tipo de accidentes de trabajo de tu actividad y, si el salario supera el tope, la cotización de solidaridad.
- Añade una previsión para bajas, complementos del convenio, prevención y gestión.
- Divide el total entre las horas efectivas anuales para saber cuánto te cuesta realmente cada hora.
Preguntas frecuentes sobre cuánto cuesta un trabajador a la empresa
¿Cuánto paga la empresa de Seguridad Social por un trabajador en 2026?
En un contrato indefinido, el 30,65 % de la base de cotización más el tipo de accidentes de trabajo de su actividad. En un puesto de oficina, el total es del 32,15 %. Con contrato temporal, el 33,35 %.
¿Cuánto cuesta un trabajador con el salario mínimo en 2026?
Con el SMI de 1.221 euros en 14 pagas (17.094 euros al año), el coste para la empresa ronda los 22.590 euros anuales en un contrato indefinido de oficina, unos 1.882 euros al mes de media.
¿Cuánto cuesta un trabajador a media jornada?
Los porcentajes son los mismos, aplicados sobre un salario proporcional a la jornada. Por eso el coste es, aproximadamente, la parte proporcional del de jornada completa. Ojo: la base mínima también se calcula por horas, así que no se puede cotizar por debajo de ella.
¿Es más caro un contrato temporal que uno indefinido?
Sí. El desempleo cotiza 1,20 puntos más (6,70 % frente a 5,50 %), los contratos de menos de 30 días pagan 33,62 euros adicionales al terminar y al finalizar el contrato se deben 12 días de salario por año trabajado.
¿Hay ayudas para contratar a mi primer trabajador?
No existe una bonificación general por contratar al primer empleado. Sí hay bonificaciones para colectivos concretos y, en algunas comunidades autónomas, subvenciones a la contratación indefinida. Hay que comprobar los requisitos antes de firmar el contrato, porque muchas exigen solicitarlas en el momento del alta.
¿Qué pasa si la empresa cotiza por un epígrafe equivocado?
Si cotiza de menos, la Seguridad Social puede reclamar las diferencias de los últimos cuatro años con recargos e intereses, y puede haber sanción. Si cotiza de más, puede solicitar la devolución de lo ingresado indebidamente dentro de ese mismo plazo.
Calcula el coste antes de contratar
Un contrato mal planteado no solo cuesta más cada mes: arrastra el error en cada nómina hasta que alguien lo detecta, normalmente la Inspección. En Asesolab calculamos el coste real de cada contratación, elegimos el contrato adecuado, revisamos bonificaciones y llevamos las nóminas y los seguros sociales dentro de nuestra asesoría laboral para empresas o de la asesoría laboral para autónomos con empleados. Si además quieres que el coste laboral encaje con tu planificación fiscal y contable, nuestro Pack Empresas lo integra todo.
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Abogado fiscalista en ASESOLAB, asesoría fiscal, laboral y contable para empresas y autónomos, con oficina en Madrid
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