La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene fecha. El 5 de octubre de 2026 el BOE publicó la orden que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria y, con su entrada en vigor el día 6, empezó a correr el reloj: desde el 6 de octubre de 2027 estarán obligados los empresarios y profesionales que facturan más de 8 millones de euros, y desde el 6 de octubre de 2028, todos los demás, autónomos incluidos.
No es un cambio de programa sin más. A partir de esas fechas, el PDF enviado por correo deja de servir como factura entre empresas y Hacienda sabrá, factura a factura, cuándo pagan tus clientes y cuándo pagas tú a tus proveedores. Te explicamos qué dice la norma, a quién afecta, qué relación tiene con Verifactu y qué conviene hacer ya.
Respuesta rápida: ¿cuándo es obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica es obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España desde el 6 de octubre de 2027 para quienes tuvieron un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año natural anterior, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresas y autónomos. Las facturas a consumidores y los tiques (facturas simplificadas) quedan fuera.
Qué normas regulan la factura electrónica obligatoria
La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (la «Ley Crea y Crece»), cuyo objetivo declarado es combatir la morosidad comercial. Faltaba el desarrollo, que ha llegado en dos pasos:
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo. Es el reglamento: define quién está obligado, qué operaciones quedan fuera, cómo se comunican los estados de las facturas y el calendario, que se cuenta desde la aprobación de una orden ministerial.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Regula la solución pública de facturación electrónica (SPFE) de la Agencia Tributaria y, sobre todo, activa los plazos de 12 y 24 meses del reglamento.
La propia Agencia Tributaria lo confirma en su nota sobre la Solución Pública de Facturación Electrónica y en el calendario de implantación publicado en su sede.
Calendario de la factura electrónica obligatoria
El calendario distingue entre dos obligaciones: emitir y recibir la factura en formato electrónico estructurado, y comunicar su estado (aceptación, rechazo y pago). Las fechas no coinciden para todos:
| Quién | Emitir y recibir factura electrónica | Informar del estado y del pago |
|---|---|---|
| Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | 6 de octubre de 2027 | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de sociedades y personas jurídicas | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2028 |
| Autónomos (personas físicas) y entidades en atribución de rentas, como comunidades de bienes, de hasta 8 millones | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2029 (antes, voluntario) |
| Plataformas privadas de facturación electrónica (requisitos técnicos propios) | 6 de octubre de 2027 | — |
El umbral de 8 millones se mide por el volumen de operaciones del año natural inmediato anterior, el mismo concepto que se usa en el IVA. Si tu empresa está cerca de esa cifra, conviene revisarlo con tiempo, porque un año de crecimiento puede adelantarte la obligación doce meses.
Las grandes empresas tienen además un régimen transitorio: durante los primeros 12 meses deben acompañar cada factura electrónica de una copia en PDF que garantice su lectura por destinatarios que aún no estén adaptados (disposición transitoria segunda del reglamento).
A quién afecta y qué facturas quedan fuera
Según el artículo 3 del Real Decreto 238/2026, deben expedir la factura en formato electrónico los empresarios y profesionales obligados a facturar cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Es decir, afecta a sociedades de cualquier tamaño, autónomos, comunidades de bienes y profesionales.
Quedan fuera, entre otras:
- Las ventas a consumidores finales, porque la obligación es solo B2B.
- Las operaciones documentadas con factura simplificada (tiques), salvo las simplificadas «cualificadas» en las que se identifica al cliente empresario.
- Las facturas a clientes no establecidos en España, que siguen sus reglas habituales.
- Determinados sectores regulados que el reglamento excluye expresamente (por ejemplo, ciertas operaciones del mercado eléctrico y de gas o las cámaras de compensación IATA).
Las facturas a la Administración ya eran electrónicas a través de FACe y siguen su propio régimen. Los subcontratistas del sector público que usaban FACeB2B tienen un plazo transitorio de hasta 24 meses para pasar al nuevo sistema.
Cómo funciona: solución pública o plataforma privada
No basta con un PDF ni con un Excel. La factura debe emitirse en un formato electrónico estructurado que un programa pueda leer sin intervención humana. La orden fija para la solución pública el modelo semántico europeo EN 16931 en sintaxis UBL.
Para emitir y recibir tendrás dos caminos, que pueden combinarse:
- La solución pública de la Agencia Tributaria (SPFE), gratuita, mediante formulario web o conexión por servicios web. Las facturas que pasan por ella quedan a disposición de Hacienda de forma inmediata. La orden prevé que esté disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación.
- Una plataforma privada de intercambio (tu ERP o un proveedor especializado). En ese caso, la plataforma debe enviar a la solución pública una copia fiel de cada factura en formato UBL.
En la práctica, la mayoría de empresas acabará facturando desde su programa de gestión conectado a una plataforma. La solución pública tiene sentido para quien emite pocas facturas.
El cambio que más importa: Hacienda sabrá cuándo pagas
Aquí está la parte de la factura electrónica obligatoria que menos se está contando. El reglamento obliga al destinatario a comunicar si acepta o rechaza la factura y la fecha en que la paga por completo, en un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (artículos 10 y 12 del RD 238/2026). Si no hay rechazo, la factura se presume aceptada.
Esa información llega también a la Agencia Tributaria. Por tanto, la Administración tendrá un registro fiable de los plazos reales de pago de cada empresa. Recuerda que la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un máximo de 60 días entre empresas, que no puede ampliarse por pacto.
Además, el cruce de datos será mucho más fino. Una factura aceptada y cobrada que no aparezca bien en tus declaraciones de IVA o en tu contabilidad será fácil de detectar. Es previsible que buena parte de los futuros requerimientos de Hacienda a empresas nazcan de estos cruces.
Ejemplo hipotético. Una distribuidora con 3 millones de volumen de operaciones paga a sus proveedores a 90 días. Desde octubre de 2028 debe emitir y recibir facturas electrónicas y, como sociedad, informar de la fecha de cada pago. Sus pagos a 90 días quedarán registrados factura a factura y por encima del máximo legal de 60 días. Le conviene renegociar condiciones y planificar tesorería antes, no después.
Factura electrónica y Verifactu: no son lo mismo
Son dos obligaciones distintas que se suelen confundir:
- Verifactu regula el programa con el que facturas: que no permita manipular ni borrar facturas sin dejar rastro.
- La factura electrónica obligatoria regula el formato y el canal en que la factura llega a tu cliente, y la información sobre su pago.
El 5 de octubre, el mismo día de la orden, el Ministerio de Hacienda publicó una nota informativa en la que anuncia que las obligaciones pendientes de Verifactu se aplazarán hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica de las pymes y autónomos. Ojo: a día de hoy es un anuncio y falta la norma que lo apruebe. Lo explicamos en detalle en nuestro artículo sobre el aplazamiento de Verifactu.
Qué debe hacer tu empresa antes de la factura electrónica obligatoria
Dos años parecen mucho, pero el cambio afecta a la facturación, a la contabilidad, a la tesorería y a la relación con clientes y proveedores. Te recomendamos este orden:
- Calcula tu volumen de operaciones. Así sabrás si tu fecha es octubre de 2027 o de 2028 y si te afecta la comunicación de pagos en 2028 o en 2029.
- Pregunta a tu proveedor de software si emitirá y recibirá en formato estructurado, cómo se conectará con la solución pública o con una plataforma y si gestiona los estados de factura.
- Revisa tus plazos de pago y de cobro. Si pagas por encima de 60 días, ahora es el momento de renegociar. Si cobras tarde, la información de estados te servirá para reclamar.
- Ordena tus datos maestros. NIF, razones sociales y direcciones correctos de clientes y proveedores; una factura con datos erróneos se rechazará.
- Conecta facturación y contabilidad. La factura electrónica permite automatizar la contabilización de compras, pero solo si el sistema contable está preparado.
- Aprovecha el cierre del ejercicio para plantearlo junto con el resto de decisiones del cierre contable y fiscal de 2026.
Si tu asesoría actual no te ha hablado todavía de este calendario, quizá sea momento de valorar cómo cambiar de asesoría fiscal sin perder plazos.
Errores que conviene evitar
- Pensar que enviar un PDF por correo ya es factura electrónica. Para las operaciones B2B obligadas, no lo será.
- Esperar a que Verifactu se apruebe para decidir: la factura electrónica ya tiene fechas cerradas en el BOE.
- Olvidar las facturas recibidas. También estarás obligado a recibirlas en formato electrónico y a comunicar su aceptación y pago.
- No vigilar el umbral de 8 millones si la empresa crece o forma parte de un grupo.
- Tratarlo solo como un tema informático. Afecta a la tesorería, a la morosidad y al control de Hacienda sobre tus cuentas.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Los autónomos están obligados a emitir factura electrónica?
Sí, cuando facturen a otros empresarios o profesionales establecidos en España. La obligación les alcanza desde el 6 de octubre de 2028. En cambio, la comunicación del estado y del pago de las facturas será voluntaria para los autónomos de hasta 8 millones hasta el 6 de octubre de 2029.
¿Tengo que emitir factura electrónica a particulares?
No. La obligación se limita a las operaciones entre empresarios y profesionales. Las ventas a consumidores y las facturas simplificadas (tiques) quedan fuera, salvo las simplificadas cualificadas en las que el cliente es empresario.
¿Sirve una factura en PDF?
No para las operaciones obligadas. La factura debe estar en un formato estructurado. El PDF solo aparece como complemento durante los primeros 12 meses para las empresas de más de 8 millones, que deben adjuntarlo para garantizar la lectura.
¿Es gratis la solución de la Agencia Tributaria?
Sí. La solución pública de facturación electrónica es gratuita y permite emitir facturas mediante formulario web o conexión por servicios web. Es útil para volúmenes bajos; con muchas facturas suele compensar un programa de gestión integrado.
¿Qué relación tiene con Verifactu?
Son obligaciones distintas. Hacienda ha anunciado que retrasará Verifactu hasta octubre de 2028 para alinearlo con la factura electrónica de pymes y autónomos, pero el aplazamiento todavía debe aprobarse formalmente.
¿Qué pasa si mi cliente no me paga en plazo?
El sistema reflejará que la factura sigue pendiente, porque tu cliente debe comunicar la fecha del pago completo. Eso te dará una prueba objetiva para reclamar y le expone a él ante el control de plazos de pago. Si el impago se alarga, revisa también el deterioro fiscal del crédito en tu cierre.
Te ayudamos a preparar la transición
En Asesolab revisamos cómo facturas, qué calendario te corresponde, cómo encaja con tu contabilidad y qué riesgos fiscales destapa el nuevo sistema. Para sociedades lo hacemos dentro de nuestro servicio de dirección financiera y contabilidad y del Pack Empresas; si eres autónomo, en nuestros packs para autónomos.
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Fuentes oficiales: Real Decreto 238/2026 (BOE), Orden HAC/1028/2026 (BOE), calendario de implantación de la Agencia Tributaria, nota informativa del Ministerio de Hacienda de 5 de octubre de 2026 y Ley 18/2022 (BOE).
Abogado fiscalista en ASESOLAB, asesoría fiscal, laboral y contable para empresas y autónomos, con oficina en Madrid
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