Cómo cambiar de asesoría fiscal: guía para hacerlo sin problemas

Cambiar de asesoría fiscal es una decisión habitual cuando una empresa siente que su actual asesoramiento ya no responde a sus necesidades. Falta de comunicación, errores recurrentes, poca anticipación fiscal o un servicio limitado a presentar impuestos son algunas de las razones por las que una empresa puede plantearse buscar un nuevo asesor.

La buena noticia es que cambiar de asesoría fiscal no tiene por qué ser un proceso complicado. Lo importante es organizar correctamente el traspaso de la documentación y comprobar que las obligaciones fiscales, contables y laborales de la empresa quedan bajo control desde el primer día.

En esta guía explicamos cómo cambiar de asesoría fiscal paso a paso, qué documentación debes solicitar y qué aspectos conviene revisar antes de realizar el cambio.

¿Cuándo conviene cambiar de asesoría fiscal?

No existe un único momento adecuado para hacerlo. Una empresa puede cambiar de asesor cuando considere que el servicio que recibe ya no es suficiente.

Hay, sin embargo, determinadas señales que justifican revisar la relación con la asesoría actual: recibir siempre la información fiscal a última hora, desconocer la situación contable real de la empresa, detectar errores o declaraciones fuera de plazo, tener dificultades para contactar con el asesor o no recibir propuestas de planificación fiscal.

También es frecuente que el servicio se haya quedado pequeño. Una empresa que crece, incorpora trabajadores, crea nuevas sociedades o comienza a operar internacionalmente puede necesitar un asesoramiento fiscal más especializado.

En estos casos, el problema no siempre está en la presentación de impuestos. Puede estar en la ausencia de una estrategia fiscal adaptada a la evolución del negocio.

¿Se puede cambiar de asesoría fiscal en cualquier momento del año?

Sí. No es obligatorio esperar al final del ejercicio ni al cierre de un trimestre para cambiar de asesoría.

Desde un punto de vista operativo, determinados momentos pueden facilitar el traspaso, pero lo verdaderamente importante es conocer qué declaraciones se han presentado, cuáles están pendientes y hasta qué fecha está contabilizada la empresa.

Por ejemplo, si el cambio se produce durante un trimestre, la nueva asesoría deberá conocer exactamente qué documentación ha sido contabilizada y qué obligaciones fiscales quedan pendientes.

Por este motivo, antes de asumir la gestión es recomendable realizar una revisión inicial.

Cómo cambiar de asesoría fiscal paso a paso

1. Revisa las condiciones con tu asesoría actual

El primer paso consiste en comprobar el contrato o las condiciones del servicio actual.

Conviene verificar especialmente si existe algún periodo de preaviso, compromiso contractual o importe pendiente de pago.

Una vez revisado, comunica formalmente la decisión de finalizar la relación profesional.

No es necesario convertir el cambio en un proceso conflictivo. Lo importante es establecer claramente la fecha hasta la que la antigua asesoría será responsable de las gestiones y desde cuándo comenzará a trabajar la nueva.

2. Autoriza a la nueva asesoría a solicitar la documentación

Una forma práctica de simplificar el cambio es autorizar expresamente a la nueva asesoría para contactar con el despacho anterior y solicitar la documentación necesaria.

Esto permite que ambos equipos coordinen directamente el traspaso.

La autorización puede indicar que la nueva asesoría queda facultada para solicitar la documentación fiscal, contable, laboral y societaria que resulte necesaria para continuar correctamente la gestión de la empresa.

3. Solicita toda la documentación fiscal

La nueva asesoría debe disponer de las declaraciones y antecedentes necesarios para conocer la situación tributaria de la empresa.

Dependiendo de cada sociedad, pueden ser necesarios modelos de IVA, retenciones, pagos fraccionados, declaraciones informativas, Impuesto sobre Sociedades y declaraciones correspondientes a ejercicios anteriores.

También resulta conveniente conservar los justificantes de presentación y, cuando corresponda, los justificantes de pago.

La propia Agencia Tributaria contempla mecanismos de colaboración social que permiten a profesionales autorizados presentar declaraciones y realizar determinadas gestiones en representación de terceros.

Registro de Apoderamientos de la Agencia Tributaria

4. Traspasa correctamente la contabilidad

Este punto es especialmente importante.

No basta con recibir las últimas declaraciones tributarias. La nueva asesoría debe poder continuar la contabilidad desde el punto en el que la dejó el despacho anterior.

Dependiendo del sistema utilizado, el traspaso puede incluir balances, mayores contables, libro diario, sumas y saldos, inmovilizado, cuentas de clientes y proveedores, préstamos, bancos y otra información necesaria para reconstruir correctamente la situación contable.

Además, deberían entregarse las cuentas anuales y libros oficiales de los ejercicios correspondientes cuando proceda.

Una buena transición evita tener que reconstruir posteriormente meses —o incluso ejercicios completos— de contabilidad.

5. No olvides la documentación laboral

Si la empresa tiene trabajadores, el cambio no afecta únicamente al área fiscal.

También debe coordinarse el área laboral: contratos, nóminas, seguros sociales, incidencias, bajas, vacaciones y demás documentación relacionada con los trabajadores.

En este ámbito interviene el Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social, que permite realizar actuaciones relativas a cotización, afiliación, trabajadores y empresas.

La Seguridad Social permite además gestionar la asignación y rescisión de CCC y NAF vinculados a una autorización RED. Cuando el NIF de la autorización y el del CCC/NAF son distintos, la empresa debe confirmar la asignación mediante el procedimiento correspondiente.

Información oficial del Sistema RED de la Seguridad Social

6. Revisa los apoderamientos y autorizaciones

El cambio de asesoría también es un buen momento para revisar quién está autorizado para actuar en nombre de la empresa.

La Agencia Tributaria dispone de un Registro de Apoderamientos en el que pueden inscribirse poderes otorgados por personas físicas y jurídicas para realizar gestiones tributarias por Internet. Los poderes pueden consultarse y, cuando corresponda, revocarse.

Por tanto, conviene comprobar qué facultades mantiene la asesoría anterior y cuáles deben concederse a la nueva.

No todos los trámites requieren necesariamente el mismo alcance de representación. La AEAT permite delimitar los poderes por trámites concretos o determinadas categorías de actuaciones.

¿Qué documentación debes pedir a tu antigua asesoría?

Aunque dependerá de cada empresa, el expediente de traspaso debería permitir a la nueva asesoría reconstruir claramente la situación de la sociedad.

Como referencia, conviene revisar:

• declaraciones fiscales presentadas y justificantes;
• contabilidad y balances;
• libros contables y cuentas anuales;
• información de clientes y proveedores;
• documentación bancaria relevante para la contabilidad;
• préstamos y operaciones con socios;
• documentación laboral y nóminas;
• contratos relevantes;
• certificados y documentación societaria;
• requerimientos, procedimientos o expedientes abiertos con la Administración;
• aplazamientos o fraccionamientos existentes;
• autorizaciones y apoderamientos vigentes.

No todas las empresas necesitarán exactamente la misma documentación. Una sociedad con trabajadores, inmuebles, operaciones internacionales o varias sociedades vinculadas tendrá necesidades distintas a una empresa con una estructura sencilla.

¿Qué debe revisar la nueva asesoría fiscal?

Aquí está una de las diferencias entre simplemente cambiar quién presenta los impuestos y realizar correctamente un cambio de asesoría.

Antes de continuar trabajando como si nada hubiera ocurrido, la nueva asesoría debería conocer el punto de partida.

Es recomendable revisar la coherencia entre la contabilidad y las declaraciones presentadas, las obligaciones fiscales pendientes, posibles notificaciones, deudas o aplazamientos, situación laboral y principales contingencias detectables con la información disponible.

También es un buen momento para analizar si la estructura fiscal actual sigue siendo adecuada.

Una empresa que ha incrementado significativamente sus beneficios, ha creado varias sociedades o pretende reinvertir capital puede necesitar algo diferente a lo que necesitaba cuando comenzó su actividad.

Cambiar de asesoría fiscal también puede ser una oportunidad para revisar tu estrategia

Muchas empresas buscan una nueva asesoría porque quieren solucionar un problema inmediato. Sin embargo, el cambio puede utilizarse también para plantear una pregunta más importante:

¿Está correctamente estructurada fiscalmente mi empresa?

La fiscalidad empresarial no debería analizarse únicamente cuando llega el momento de presentar un modelo.

Una adecuada planificación fiscal requiere estudiar anticipadamente la evolución del negocio, beneficios, inversiones, estructura societaria y operaciones previstas.

En determinados grupos empresariales, por ejemplo, puede resultar oportuno estudiar si una estructura holding tiene sentido desde una perspectiva empresarial y tributaria. No existe una estructura universalmente adecuada: debe analizarse cada caso y comprobar sus requisitos y consecuencias.

Aquí introduciría un enlace interno hacia tu página de Sociedad Holding.

¿Buscas cambiar de asesoría fiscal?

En ASESOLAB trabajamos con empresas que quieren centralizar su gestión fiscal, contable, laboral y jurídica y disponer de un asesoramiento más orientado a la planificación.

Cuando recibimos una empresa procedente de otra asesoría, coordinamos el traspaso documental y revisamos su situación para determinar el punto de partida antes de continuar con la gestión ordinaria.

Si estás valorando cambiar de asesoría fiscal, puedes solicitar una consultoría inicial para explicarnos la situación de tu empresa y estudiar cómo realizar el cambio.

Agendar consultoría gratis