Una inspección de Trabajo en la empresa empieza casi siempre igual: un inspector que se presenta sin avisar en el centro de trabajo o una citación para acudir a sus oficinas con una lista de documentos. En ambos casos el plazo corre desde ese momento, y lo que la empresa haga en los primeros días suele decidir si todo acaba en un simple requerimiento o en un acta de infracción.
Te explicamos qué puede revisar la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), cuánto puede costar una sanción según la ley vigente, qué plazos tienes para defenderte y cómo preparar a tu empresa antes de que llegue la visita.
Qué es una inspección de Trabajo y por qué puede llegar a tu empresa
Respuesta corta: es una actuación de la ITSS para comprobar si tu empresa cumple la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos. Puede iniciarse por denuncia, por una campaña planificada, por cruce de datos o por orden superior, y terminar en un archivo, un requerimiento para corregir o un acta de infracción con multa.
La Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social regula cómo actúa la Inspección. Según su artículo 20, las actuaciones pueden originarse por:
- Orden superior o campañas planificadas por la propia Inspección.
- Denuncia de un trabajador, de un sindicato o de cualquier persona (la acción de denuncia es pública).
- Petición razonada de otros órganos de la Administración.
- Iniciativa del propio inspector, muchas veces a partir de cruces de datos.
Un dato que conviene conocer: la ley establece que no se tramitan las denuncias anónimas. Ahora bien, el inspector no tiene que decirte quién denunció: la Ley 23/2015 obliga a considerar confidencial el origen de cualquier queja.
Qué está vigilando la Inspección de Trabajo en 2026
El Plan Estratégico de la ITSS 2025-2027, aprobado por el Consejo de Ministros el 26 de agosto de 2025 y publicado en el BOE el 12 de septiembre de 2025, marca las prioridades. Las que más afectan a pymes y sociedades son:
- Tiempo de trabajo: registro de jornada, horas extraordinarias no declaradas y descansos.
- Fraude en la contratación: fijos discontinuos mal utilizados, contratos a tiempo parcial que encubren jornadas completas y abusos en el periodo de prueba.
- Salarios: respeto del SMI y de las tablas del convenio colectivo.
- Economía irregular: trabajadores sin alta, falsos autónomos y empresas sin actividad real.
- Seguridad Social: cotizaciones mal calculadas y encuadramiento incorrecto.
- Igualdad y prevención de riesgos laborales.
Si tu empresa trabaja con mucha jornada parcial, tiene picos de actividad con horas extra o colabora con autónomos que en la práctica funcionan como plantilla, está justo en el foco.
Cómo se desarrolla una inspección de Trabajo en la empresa
El artículo 21 de la Ley 23/2015 prevé tres formas de actuación, que pueden combinarse:
- Visita al centro de trabajo, sin aviso previo. El inspector puede entrar libremente en cualquier momento. Solo si el centro coincide con un domicilio necesita tu consentimiento o autorización judicial.
- Requerimiento de comparecencia. Te citan en la oficina de la Inspección, en una fecha concreta, con la documentación que indique la citación.
- Comprobación administrativa. La Inspección revisa expedientes y datos sin necesidad de visita ni comparecencia.
Qué puede pedir el inspector
El artículo 13 de la ley le permite examinar toda la documentación con trascendencia laboral, tomar declaración a la empresa y a los trabajadores, sacar copias y exigir la comparecencia del empresario o de sus representantes. En la práctica, suelen pedir:
- Contratos de trabajo y sus prórrogas.
- Nóminas y justificantes de pago de los salarios.
- Registro diario de jornada de los últimos cuatro años.
- Altas y bajas en la Seguridad Social y documentos de cotización.
- Calendario laboral y convenio colectivo aplicado.
- Evaluación de riesgos, planificación preventiva y formación en prevención.
- Plan de igualdad o registro retributivo, cuando corresponda.
Cuánto puede durar
Las actuaciones de comprobación no pueden prolongarse más de nueve meses, salvo que el retraso sea imputable a la empresa. En casos tasados (especial complejidad, ocultación u obstrucción, por ejemplo) el plazo puede ampliarse otros nueve meses.
Cómo puede terminar
Al acabar la comprobación, el inspector puede archivar, advertir y requerir a la empresa para que corrija en un plazo cuando no haya perjuicio directo a los trabajadores, extender un acta de infracción (que abre el procedimiento sancionador), emitir actas de liquidación de cuotas a la Seguridad Social o, ante un riesgo grave e inminente, ordenar la paralización de los trabajos.
Por eso la actitud de la empresa durante la comprobación importa: un requerimiento atendido a tiempo y con documentación ordenada evita muchas actas.
Multas de la Inspección de Trabajo: cuánto puede costar
Las cuantías están en el artículo 40 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con los importes vigentes desde el 1 de octubre de 2021:
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve (laboral, empleo, Seguridad Social) | 70 – 150 € | 151 – 370 € | 371 – 750 € |
| Grave | 751 – 1.500 € | 1.501 – 3.750 € | 3.751 – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 – 30.000 € | 30.001 – 120.005 € | 120.006 – 225.018 € |
| Trabajador sin alta en la Seguridad Social | 3.750 – 7.500 € | 7.501 – 9.600 € | 9.601 – 12.000 € |
| Prevención de riesgos: grave | 2.451 – 9.830 € | 9.831 – 24.585 € | 24.586 – 49.180 € |
| Prevención de riesgos: muy grave | 49.181 – 196.745 € | 196.746 – 491.865 € | 491.866 – 983.736 € |
El grado dentro de cada tramo depende de factores como la negligencia o intencionalidad, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado y la reincidencia. Algunos ejemplos de calificación:
- No llevar el registro de jornada o incumplir los límites de jornada y descansos: infracción grave (artículo 7.5 LISOS).
- Aplicar condiciones inferiores a las del convenio: infracción grave (artículo 7.10).
- Impago o retrasos reiterados en el pago del salario: infracción muy grave (artículo 8.1).
- Tener a un trabajador sin dar de alta: sanción específica de hasta 12.000 €, además de las cuotas que se reclamen.
A la multa hay que sumar, cuando proceda, las cuotas de Seguridad Social no ingresadas con sus recargos e intereses. En muchos expedientes ese importe pesa más que la propia sanción.
Las diferencias de cotización más habituales salen de pluses o retribución en especie que no se cotizaron y de un tipo de accidentes de trabajo mal asignado. Si quieres comprobar qué debería estar pagando tu empresa por cada empleado, tienes los tipos de 2026 y varios ejemplos en cuánto cuesta un trabajador a la empresa.
Plazos para defenderte de un acta de infracción
El procedimiento sancionador está regulado en el Real Decreto 928/1998. Estos son los plazos que no debes dejar pasar:
- 15 días hábiles desde la notificación del acta para presentar alegaciones con pruebas.
- 6 meses desde la fecha del acta para que la Administración notifique la resolución. Si se supera, el expediente caduca.
- 1 mes desde la notificación de la resolución para interponer recurso de alzada. Si no se resuelve en tres meses, se entiende desestimado y queda abierta la vía judicial.
La reducción del 40 % por pago anticipado
Si la sanción propuesta es solo económica, puedes pagarla antes de la resolución y obtener una reducción del 40 % (artículo 14.6 del Real Decreto 928/1998). A cambio, el pago implica reconocer la responsabilidad y renunciar a alegaciones y recursos en vía administrativa. Una vez solicitada, el pago debe hacerse en un máximo de diez días hábiles desde que recibes la carta de pago.
No siempre compensa. Si el acta tiene defectos, la calificación es discutible o arrastra una liquidación de cuotas por los mismos hechos (en ese caso la reducción tiene sus propias reglas), conviene revisarla antes de pagar. Además, aceptar una sanción puede pesar después en una reincidencia.
Registro de jornada: el punto que más actas genera
Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, y a conservar esos registros durante cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.
El Gobierno lleva desde 2025 tramitando un real decreto que haría obligatorio que ese registro sea digital, objetivo y accesible en remoto para la Inspección. A 12 de octubre de 2026 ese texto no se ha publicado en el BOE: tuvo un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo y su aprobación se ha aplazado varias veces. Mientras tanto, rige la obligación de 2019, y su incumplimiento ya es infracción grave.
Lo que más vemos que falla no es la ausencia total de registro, sino registros que no cuadran con la realidad: horarios idénticos todos los días, horas extra que aparecen en las nóminas pero no en el registro (o al revés) y trabajadores a tiempo parcial que fichan menos de lo que trabajan. Es exactamente lo que el inspector compara.
Un registro de jornada mal llevado también pesa fuera de la inspección: es una de las pruebas que se revisan cuando un trabajador impugna su despido. Si estás valorando una salida, calcula antes cuánto cuesta despedir a un trabajador según el tipo de despido y qué errores lo encarecen.
Cómo preparar a tu empresa antes de que llegue la Inspección
La mejor defensa es la que se hace antes de la visita. Esta es la revisión que proponemos a cualquier empresa con plantilla:
- Contratos: comprueba que cada modalidad está justificada (sobre todo temporales, parciales y fijos discontinuos) y que la jornada del contrato coincide con la real.
- Registro de jornada: que exista, que sea fiable y que se conserve cuatro años.
- Nóminas y convenio: salarios y pluses conforme a las tablas vigentes, horas extra pagadas y cotizadas.
- Altas y bajas: nadie trabajando antes del alta ni después de la baja comunicada.
- Autónomos colaboradores: si trabajan con horario, medios y órdenes de la empresa, revisa la relación antes de que lo haga la Inspección.
- Prevención de riesgos: evaluación actualizada, formación documentada y reconocimientos médicos ofrecidos.
- Archivo ordenado: tener todo localizado permite responder dentro del plazo de la citación.
Desde el 5 de octubre de 2026 hay un punto más en esa lista: cada trabajador debe recibir por escrito, antes de empezar, su salario desglosado, su jornada, el periodo de prueba y los convenios aplicables. Te contamos qué incluir y en qué plazo en nuestra guía sobre el Real Decreto 723/2026 y la información por escrito a los trabajadores.
Si el inspector ya está en tu puerta
- Atiende con normalidad y colaboración. No atender, impedir el acceso o no aportar la documentación requerida puede constituir una infracción por obstrucción a la labor inspectora.
- Pide la identificación del inspector o subinspector y anota quién viene y qué solicita.
- No improvises explicaciones sobre contratos u horarios: si no tienes un dato, di que lo aportarás en plazo.
- Avisa de inmediato a tu asesor laboral para preparar la comparecencia y revisar la documentación antes de entregarla.
Si eres administrador de una sociedad, recuerda que la Inspección de Trabajo y Hacienda cruzan información. Una regularización laboral puede tener efectos fiscales, y al revés. Lo explicamos en nuestra guía sobre la inspección de Hacienda a tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre la inspección de Trabajo
¿Puede la Inspección de Trabajo presentarse sin avisar?
Sí. La Ley 23/2015 permite al inspector entrar en cualquier momento y sin previo aviso en el centro de trabajo. La única excepción es que el centro coincida con un domicilio: entonces necesita consentimiento del titular o autorización judicial.
¿Puedo saber quién ha denunciado a mi empresa?
No. Las denuncias anónimas no se tramitan, pero la Inspección debe mantener la confidencialidad sobre el origen de la denuncia y no te dirá quién la presentó.
¿Cuánto tarda en resolverse una inspección de Trabajo?
La fase de comprobación tiene un máximo de nueve meses, ampliable otros nueve en casos tasados. Si se levanta acta, la Administración tiene seis meses desde la fecha del acta para notificar la resolución; si no lo hace, el expediente caduca.
¿Cuál es la multa por no tener registro de jornada?
Es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionable con multas de 751 a 7.500 € según el grado. A fecha de este artículo, el nuevo régimen del registro digital sigue sin aprobarse.
¿Compensa pagar con la reducción del 40 %?
Depende del acta. Si los hechos y la calificación son correctos, puede ser la opción más barata. Si hay defectos, argumentos sólidos o una liquidación de cuotas asociada, conviene presentar alegaciones en los 15 días hábiles antes de decidir.
¿Qué diferencia hay entre una inspección de Trabajo y una de Hacienda?
La ITSS comprueba el cumplimiento laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos; Hacienda, el de los impuestos. Son procedimientos distintos, con plazos y sanciones distintos, aunque pueden afectarse entre sí.
Prepara la inspección con un equipo laboral a tu lado
Una inspección de Trabajo no tiene por qué acabar en sanción. Si la documentación está en orden y la respuesta llega en plazo, muchas incidencias pueden corregirse con un requerimiento. El problema aparece cuando la empresa improvisa con el inspector delante.
En ASESOLAB llevamos la gestión laboral de empresas y autónomos con empleados, y las inspecciones están incluidas en nuestro servicio. Puedes ver cómo trabajamos en nuestra asesoría laboral para empresas o, si eres autónomo con trabajadores, en la asesoría laboral para autónomos. Si además eres administrador y estás dado de alta como autónomo, te interesa revisar lo que cambia para el autónomo societario en 2026.
¿Te han citado o ha llegado ya el inspector? Agenda una consultoría y revisamos tu caso antes de que venza el plazo.
Abogado fiscalista en ASESOLAB, asesoría fiscal, laboral y contable para empresas y autónomos, con oficina en Madrid
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